Het geheim van een succesvol contract

Komt het wel eens voor dat je als zakelijk directeur of leidinggevende na uitvoerige besprekingen een contract hebt getekend en dat de samenwerking daarna opeens toch niet meer loopt?

De opdrachtnemer -bijvoorbeeld een ontwerper of choreograaf- lijkt het minder nauw te nemen met belangrijke data. In artistiek opzicht vallen zijn prestaties nogal tegen. Je krijgt klachten over de samenwerking. Een stap verder en je organisatie wil niet meer met hem verder. Terwijl je dat wel afgesproken hebt! En terwijl de planning ook gebaseerd is op deze samenwerking. Aan alle kanten doemen de problemen op.

Zoals altijd bij samenwerking: er zijn meerdere partijen. Teleurstelling, ergernis en irritatie: iedereen heeft ermee te maken. Of je dit nu met de bril van opdrachtgever of opdrachtnemer leest, wat nu volgt geldt voor beide partijen!

Het tekenen van een contract kan zijn als het ja-woord bij een huwelijk: je bindt je, bij mooi en ook bij lelijk weer. Het is iets om te vieren. Wat is er fijner om samen aan een productie te gaan werken en er ook je boterham mee te verdienen?

Hoe komt het eigenlijk dat er soms zo’n verschil kan zijn tussen de verwachtingen bij het tekenen van het contract en de realiteit erna?
• Mensen verwarren stukjes papier (het contract) met de realiteit zelf. De woorden in het contract hebben dan op hen dezelfde werking als reclameteksten. ‘Wilt u altijd gelukkig zijn met uw partner? Teken dan dit contract!’
• Mensen denken onbewust vooral aan het resultaat dat ze willen bereiken. Meestal: een succesvolle productie of uitvoering. Dat is het beeld dat hen voor ogen staat. De weg ernaar toe, daarbij hebben ze geen beeld.

Hoe bereik je nu dat je verwachting van een mooie prestatie of van vruchtbare samenwerking realiteit wordt en dat dat niet bij woorden blijft? In dit artikel beperk ik me tot de juridische middelen die je daarvoor kunt gebruiken.

Verwachtingen en beelden bij een contract
Een contract kun je beter zien als een ’go’ bij de start van een gezamenlijke expeditie. Je kunt beginnen. Deelnemers hebben hun ja woord gegeven. Niet meer en ook niet minder. Hoe minder ervaring je met elkaar hebt, hoe sterker dit geldt. Wanneer je al tien succesvolle expedities met elkaar hebt uitgevoerd, zijn woorden soms bijna overbodig.
Als je met deze bril op naar een contract kijkt, komen de tips daar als vanzelf uit voort.

1. Wat is de prestatie of de inspanning
Omschrijf deze zo helder mogelijk. Gaat het om een concreet resultaat, bijv. het maken van een compositie? Of om een inspanning gedurende een zekere tijd, zoals een productieleider doet? Of om een mengvorm?
2. De weg
Nu je weet dat het contract het begin is en niet het eind, wil je dat er regelmatig contact is over het verloop en afstemming van de bedongen prestatie of inspanning. Bedenk vooraf met wie en waarover en hoe vaak. Leg dat vast in het contract. Of bepaal dat er binnen 2 weken of 1 maand afgesproken is hoe vaak.
3. Vermoed je problemen?
Berggidsen zijn altijd bezig met hun omgeving: hoe voelt de sneeuw, is er lawinegevaar? Onweer op komst? Ondertussen leiden ze alpinisten naar de top. Neem in je contract op dat partijen pro-actief zullen zijn in het communiceren van problemen. Als professional kunnen en moeten ze die eerder zien dan een ander.
4. Hobbels
Neem in het contract op dat partijen bij gerezen problemen altijd eerst zullen proberen deze in onderling overleg op te lossen. Voeg eventueel toe dat ze dat ook met een onafhankelijke derde zullen doen, als ze er onderling niet uitkomen. Ook deze woorden zijn natuurlijk geen garantie. Je kunt het zien als een instrument om de ander aan tafel te krijgen.

De uitvoering
Wees je ervan bewust dat dit soort bepalingen meer zijn van hetzelfde: woorden. Creëer voor jezelf en voor de ander een structuur, zodat de woorden ervoor zorgen dat het contract in de realiteit zijn werk doet. Of te wel: een structuur die veroorzaakt dat partijen de gemaakte afspraken nakomen. Bedenk daarbij dat de gemaakte afspraken je kunnen ondersteunen, niet meer, niet minder.

De voltooiing
Vier het resultaat van de gezamenlijke inspanning. Bij de nazit, of een andere keer. Kijk even terug op de weg die je samen afgelegd hebt. Het contract was een hulpmiddel, geen hoofdzaak! En, om de cirkel rond te maken, ga na waar je soortgelijke contracten kunt en wilt verbeteren.